اگر مدیر یک کسب‌وکار هستید، احتمالا این سناریو برایتان آشناست: روز با چک کردن دایرکت‌های اینستاگرام شروع می‌شود، همزمان نوتیفیکیشن‌های واتساپ بی‌پاسخ مانده‌اند و مشتری در تلگرام منتظر پاسخ است. تیم شما دائما در حال جابجایی بین اپلیکیشن‌های مختلف است، انرژی ذهنی زیادی را صرف «مدیریت هرج‌ومرج» می‌کند و در نهایت، پاسخ به سوالات تکراری، تمام توان تیم را می‌گیرد. هر پیامی که با تاخیر پاسخ داده شود، یک فرصت فروش از دست رفته است.
۴ ترفند کلیدی برای افزایش بهره‌وری و سرعت تیم
برای رفع این گلوگاه‌ها، چهار ترفند فرآیندی وجود دارد که فناوری، اجرای آن‌ها را ممکن می‌سازد.
ترفند اول: حذف جابجایی با «صندوق ورودی یکپارچه»
اولین و موثرترین ترفند، پایان دادن به جابجایی بین اپلیکیشن‌هاست. یک پلتفرم مدیریت یکپارچه، تمام کانال‌های ارتباطی شما (واتساپ، دایرکت اینستاگرام، تلگرام، چت وب‌سایت و…) را در یک داشبورد واحد جمع‌آوری می‌کند.
نتیجه: تیم شما به جای باز کردن ۴ اپلیکیشن، فقط یک صفحه را مدیریت می‌کند. تمام پیام‌ها در همین یک صفحه نمایش داده می‌شوند. این کار به تنهایی خطای انسانی در فراموش کردن پیام‌ها را به صفر می‌رساند و تمرکز تیم را به شدت افزایش می‌دهد.
ترفند دوم: خودکارسازی سوالات تکراری (قانون ۸۰/۲۰)
شما نباید برای پاسخ به «قیمت چنده؟» یک نیروی انسانی را درگیر کنید. اینجاست که اتوماسیون هوشمند وارد می‌شود.
نتیجه: با راه‌اندازی یک چت‌بات یا پاسخگوی خودکار واتساپ برای کسب‌وکار (و البته اینستاگرام و تلگرام و چت‌وب‌سایت)، می‌توانید تا ۸۰٪ از سوالات متداول را به صورت ۲۴ ساعته و در کسری از ثانیه پاسخ دهید. این کار تیم شما را آزاد می‌کند تا روی ۲۰٪ سوالات پیچیده و مشاوره‌های فروش تمرکز کنند. راه‌اندازی و آموزش این چت‌بات‌های هوش مصنوعی بسیار ساده بوده و هرگز نیاز به دانش فنی و کدنویسی ندارند.
ترفند سوم: استانداردسازی کیفیت با «پاسخ‌های آماده»
چرا تیم شما باید هر بار «شرایط گارانتی» یا «نحوه ارسال» را از نو تایپ کند؟
نتیجه: با ایجاد «پاسخ‌های ذخیره‌شده» برای سوالات رایج، تیم شما می‌تواند با یک کلیک، پاسخی کامل، حرفه‌ای و بدون غلط املایی ارسال کند. این ترفند ساده، سرعت پاسخگویی در گفتگوهای انسانی را به شدت بالا برده و لحن برند شما را یکپارچه نگه می‌دارد.
ترفند چهارم: مسیریابی هوشمند به جای هرج‌ومرج
وقتی پیامی وارد می‌شود، نباید اپراتورهای شما بلاتکلیف بوده و سوال «چه کسی پاسخ می‌دهد؟» مطرح شود. باید یک فرآیند مشخص وجود داشته باشد.
نتیجه: پلتفرم‌های مدرن به شما اجازه می‌دهند قوانین اتوماسیون تعریف کنید. برای مثال، پیامی که حاوی کلمه «شکایت» است به طور خودکار به دپارتمان پشتیبانی ارجاع داده می‌شود و پیامی که حاوی «خرید» است به تیم فروش. این کار هماهنگی تیمی را متحول کرده و از پاسخ‌های ناهماهنگ جلوگیری می‌کند.
چگونه این ترفندها کارهای شما را ۵۰٪ سریعتر می‌کنند؟
بیایید محاسبه کنیم:
حداقل ۳۰٪ صرفه‌جویی در زمان: با خودکارسازی ۸۰٪ سوالات تکراری (ترفند ۲)، بخش عظیمی از بار کاری روزانه تیم حذف می‌شود.
۲۰٪ صرفه‌جویی در زمان: با حذف جابجایی بین اپ‌ها (ترفند ۱) و استفاده از پاسخ‌های آماده (ترفند ۳)، زمان پاسخگویی به گفتگوهای باقی‌مانده نیز به نصف کاهش می‌یابد.
صرفه‌جویی چشمگیر در هزینه‌ها: فرض کنید به کارگیری این سیستم و اصلاح فرآیندها باعث کاهش تنها یک نفر از تیم پیشتیبانی شما شود. این یعنی سود چندین میلیون تومانی ماهانه برای شما. چراکه هزینه راه‌اندازی این پلتفرم‌ها رایگان یا بسیار ناچیزتر از حقوق ماهانه نیروی پشتیبانی است.
این به معنای واقعی کلمه یعنی آزاد شدن نیمی از زمان تیم شما، که می‌توانند آن را صرف پیگیری سرنخ‌های فروش، ارائه پشتیبانی ویژه و کارهای استراتژیک برای رشد کسب‌وکار کنند.
مقایسه مدیریت دستی در برابر مدیریت هوشمند رسانه‌های اجتماعی
ویژگیمدیریت دستی (سنتی)مدیریت هوشمند (با پلتفرم)مدیریت پیام‌هاپراکنده و در اپ‌های مختلفمتمرکز در یک داشبورد واحدسرعت پاسخگوییآهسته و وابسته به نیروی انسانیفوری (۲۴/۷) با کمک چت‌باتهماهنگی تیمیضعیف و مستعد خطا (پاسخ تکراری)بالا با تخصیص خودکار وظایفتحلیل عملکردتقریبا غیرممکن (حدس و گمان)دقیق، خودکار و داده‌محورتجربه مشتریناهماهنگ و گاهی ضعیفیکپارچه، حرفه‌ای و سریع
چگونه این سیستم را امروز فعال کنید؟
پیاده‌سازی این چهار ترفند به ابزار مناسب نیاز دارد. پلتفرم لیدوچت دقیقا برای اجرای این استراتژی در کسب‌وکارهای ایرانی طراحی شده است. لیدوچت https://leadochat.com/ با ارائه صندوق ورودی یکپارچه، چت‌بات هوشمند LeadoAI، سیستم پاسخ‌های آماده و مدیریت تیمی پیشرفته، تمام ابزارهای لازم برای سریعتر کردن تیم شما را فراهم می‌کند.
بهترین بخش این است که برای شروع نیازی به هزینه یا دانش فنی ندارید. می‌توانید با اشتراک رایگان لیدوچت شروع کنید، کانال‌های خود را در چند دقیقه متصل کنید و تاثیر آن را بر بهره‌وری تیم خود مشاهده کنید.
گلوگاه‌های پنهان که سرعت تیم شما را می‌گیرند
قبل از ارائه ترفند، باید مشکل اصلی را ریشه‌یابی کنیم. سرعت تیم شما به این دلایل پایین است:
- هزینه جابجایی: پرش مداوم بین اینستاگرام، واتساپ و پنل سایت، تمرکز را از بین می‌برد. مغز انسان برای چندوظیفگی همزمان ساخته نشده است.
- قانون ۸۰/۲۰ در سوالات: واقعیت این است که ۸۰٪ سوالات مشتریان شما تکراری هستند (قیمت؟ موجودی؟ آدرس؟) و تنها ۲۰٪ آن‌ها واقعا به مشاوره انسانی نیاز دارند. تیم شما بی‌دلیل مشغول صرف انرژی برای آن ۸۰ درصد است.
- عدم هماهنگی تیمی: پاسخ‌های ناهماهنگ، ارسال دو پاسخ متفاوت به یک مشتری یا گم شدن پیام‌ها، اعتبار برند شما را خدشه‌دار می‌کند.
- نبود داده: شما نمی‌دانید به چند پیام پاسخ داده‌اید، چقدر طول کشیده، و کدام کانال ورودی بیشتری داشته است. همه‌چیز بر اساس حدس و گمان است.
سوالات متداول
۱. آیا راه‌اندازی این سیستم‌ها پیچیده و زمان‌بر است؟
خیر. پلتفرم‌های مدرن مانند لیدوچت طوری طراحی شده‌اند که رابط کاربری ساده‌ای داشته باشند و نیازی به کدنویسی ندارند. فرآیند راه‌اندازی اولیه در کمتر از چند دقیقه و با چند کلیک ساده انجام می‌شود.
۲. آیا این ابزارها برای تیم‌های کوچک یا حتی یک نفره هم مناسب است؟
قطعا. اتوماسیون به یک تیم یک نفره کمک می‌کند تا کار یک تیم چند نفره را انجام دهد. پلن‌های رایگان معمولا برای شروع کسب‌وکارهای کوچک ایده‌آل هستند.
۳. آیا استفاده از اتوماسیون، ارتباط ما را رباتیک و غیرانسانی نمی‌کند؟
خیر، دقیقا برعکس است. استراتژی هوشمند، از اتوماسیون برای حذف کارهای تکراری و ساده (مثل پاسخ به قیمت) استفاده می‌کند تا تیم انسانی شما بتواند انرژی و تمرکز بیشتری روی گفتگوهای پیچیده و نیازمند خلاقیت و همدلی بگذارد.
سلب مسئولیت:
تیم مجله سخت افزار در تهیه محتوای رپورتاژ آگهی نقشی نداشته و مسئولیتی در قبال صحت آن ندارد.
اولین باشید که نظر می دهید